HR Quick Peek 2.0. Silky Coders jako architekt cyfryzacji Kadr w LPP

HR Quick Peek 2.0 to nowoczesna platforma, która objęła ponad 70 procesów kadrowych, od zatrudnienia, przez onboarding, zmiany warunków zatrudnienia, po offboarding. Została zaprojektowana tak, by  uprościć i zautomatyzować interakcje pracownika z działem Kadr i HR, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami prawa pracy i wewnętrznymi regulacjami LPP.

Dzięki wdrożeniu:

• Pracownicy mogą samodzielnie składać wnioski, aktualizować dane, podpisywać dokumenty elektronicznie i śledzić status spraw 24/7.
• Menedżerowie mają możliwość samodzielnego generowania raportów, które wspierają ich w podejmowaniu decyzji kadrowych.
• Firma działa w trybie paperless, dzięki czemu oszczędza czas, pracę i dba o środowisko.

Projekt objął 23 000 pracowników w Polsce, co czyni go jednym z największych wdrożeń HR w  sektorze retail w Europie Środkowo-Wschodniej. W ramach migracji przenieśliśmy:

• 100 000 rekordów pracowniczych – to jak cyfrowe miasto wielkości Koszalina.
• 40 milionów danych – obejmujących historię zatrudnienia, struktury organizacyjne, zmiany warunków pracy i wiele innych zdarzeń kadrowych.

Migrowane dane zostały poddane walidacji i testom, by zapewnić spójność, integralność i zgodność z nowym modelem danych.

HR Quick Peek 2.0 to rozwiązanie typu Core Hybrid. Połączenie sprawdzonych platform z autorskimi komponentami Silky Coders. Bazowaliśmy na:

• SAP SuccessFactors Employee Central – jako głównym repozytorium danych kadrowych.
• System BPS – jako silnik workflow dla procesów kadrowych.

Zespół Silky Coders zadbał, aby nowe systemy zostały dopasowane do istniejącej architektury systemowej pod katem logiki biznesowej, interfejsów użytkownika oraz warstwy integracyjnej opartej o szynę integracyjną i nowe interfejsy API.

Proces testowania trwał kilka miesięcy i był prowadzony w ścisłej współpracy z zespołami biznesowymi i technicznymi. Testy zostały podzielone na:

• Testy integracyjne – skupione na przepływach danych między systemami.
• Testy biznesowe – obejmujące walidację reguł kadrowych, zgodność z Kodeksem pracy i wewnętrznymi politykami LPP.
• Testy z udziałem użytkowników końcowych – przeprowadzone przez zespoły CUW HROps, BHP i HR, które weryfikowały intuicyjność interfejsów, logikę procesów i jakość danych.

Wszystkie scenariusze testowe były dokumentowane, a błędy klasyfikowane i rozwiązywane w trybie sprintowym bądź „fastowym”.

Zdecydowaliśmy się na strategię „Big Bang”, czyli jednoczesne uruchomienie systemu dla wszystkich pracowników LPP w Polsce. To wymagało stworzenia szczegółowego planu przejścia (cutover plan), który zawierał ponad 500 zadań, od migracji danych, przez konfigurację systemów, po szkolenia i komunikację wewnętrzną.

Dzięki determinacji zespołów technicznych i biznesowych, wdrożenie przebiegło zgodnie z harmonogramem, bez zakłóceń w pracy operacyjnej firmy.

Już po pierwszym miesiącu działania systemu zrealizowano ponad 10 000 wniosków kadrowych. Po takim czasie już zauważyliśmy:

• Skrócenie czasu realizacji procesów.
• Zmniejszenie liczby błędów.
• Wzrost satysfakcji użytkowników.

Oszczędności operacyjne wynikające z automatyzacji i digitalizacji.

HR Quick Peek 2.0 to nie tylko projekt, to manifest naszej technologicznej kompetencji. Pokazaliśmy, że Silky Coders to nie tylko dostawca IT, ale partner strategiczny, który rozumie biznes, projektuje architekturę systemową i dostarcza rozwiązania, które realnie zmieniają sposób działania organizacji.